ERP系統是什麼?

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ERP是Enterprise Resource Planning的縮寫,翻譯過來就是企業資源規劃。聽起來好像很高深很複雜,但其實每家公司都多多少少在用自己的方法管理資源。用Excel或者Google Sheets記錄訂單、發票、處理會計、庫存、人事和客戶關係,分析原料採購和生產銷售數據,這些全部都屬於ERP的功能。不同的是,不同的試算表不容易自己溝通,同樣的資料在銷售表輸入一次,佣金計算又輸入一次,客戶分析和薪金記錄也許再輸入一次。而ERP的作用則整合並共享數據,減少手動錯誤,改善作業流程,給業務決策者最即時最正確的商業資訊。

為什麼中小企業開始考慮採用ERP?

用Excel能解決的事情,一定要去買個系統嗎?我們可以選個企業每個月一定要做的事情來舉例——薪酬計算。

薪酬涉及法規,包括發薪記錄、強積金供款、年度報稅,這些步驟都不容出錯。小公司就算不請一個專門的HR同事負責,也少不免由管理層兼顧(因為涉及薪酬等敏感信息)。薪酬計算涉及出勤記錄(遲到早退年假病假)、工資OT佣金花紅津貼,還有僱員僱主的MPF供款。這些是Excel可以幫忙的部分。

接下來要核對薪酬數字,在賬上撥備,在指定時限準備支票或轉賬到不同員工的賬戶,產出糧單清楚列明計算方法,向MPF提供商遞交供款記錄,與銀行核對支薪對賬。這一系列的工作,都需要人工參與。稍微複雜一點的商業邏輯比如長病假的薪酬計算,或者不同級別的佣金鼓勵機制,會把原本已經繁重的工序推到下一個難度。我們還沒提到銷售數據怎樣跟員工業績掛鉤,或者部門的薪水支出和年度預算是否符合,這些已經涉及到好幾個試算表的信息交互。

整合工序,把繁重易出錯的資料整理留給系統

ERP系統的貢獻就是把這些人手操作的時間和精力釋放出來,讓業務人員專注他們所長,而不是常常花時間去爭論出了問題的數據。一套妥善的ERP系統可以為每個部門做相應的接口,財務負責財務,採購負責採購,營銷負責營銷;只要相關部門完成他們部分的工作和輸入,信息就會即時傳遞給其他業務組織。核對資料或者人手的重複輸入全部可以用系統代勞,增加準確度,也能讓同事脫離痛苦機械化的對賬流程。

作為業務的決策人,您希望有辦法隨時掌握公司的即時資訊,並因應情況調整策略。靠人手或者Excel的配合,您需要額外的人力物力整理和整合信息,而且出來的結果未必準確全面。您可能會在網上搜尋到一些既有的ERP軟件供應商,他們能提供最基本的業務功能覆蓋但總是無法全面覆蓋您的需求;或者您想和ChillWeb聯絡接洽,看我們怎樣為您的業務流程量身定做最適合的方案。